מדיניות פרטיות

על מה חל המסמך הזה

המסמך מתייחס לשני הקשרים נפרדים, והכללים בהם אינם זהים. הראשון הוא האתר הפומבי של OptiFlow — הדפים שכל אחד יכול לגלוש בהם וטופס הפנייה שבהם. השני הוא המערכת עצמה, שאליה נכנסים לקוחות עסקיים בהזדהות, ובה מנוהל מידע על לקוחות של אותו עסק.

ההפרדה אינה טכנית בלבד. מידע שנאסף באתר נאסף על ידינו ולמטרות שלנו. לעומת זאת, המידע שנצבר בתוך המערכת הוא המידע של העסק הלקוח: הוא זה שקובע איזה מידע ייאסף ולמה, ואנחנו מעבדים אותו עבורו כדי לספק את השירות.

בכל מקום שבו האבחנה משמעותית, המסמך אומר במפורש לאיזה מהשניים הכוונה.

מידע שנאסף באתר

בעת גלישה באתר נשמרים נתונים תפעוליים בסיסיים הדרושים להצגת הדפים, לתפקוד תקין ולהגנה על האתר: כתובת IP, סוג הדפדפן והמכשיר, שפת התצוגה, הדף שממנו הגעתם והדפים שנצפו.

האתר אינו מבקש מידע רגיש ואינו מבקש מידע רפואי. אין להזין באתר פרטים של מטופלים או של לקוחות העסק, ואין להעלות אליו מסמכים קליניים.

האתר אינו בונה פרופיל אישי לצורכי פרסום, ואיננו מוכרים מידע ואיננו מעבירים אותו לצד שלישי לצורכי שיווק שלו.

בקשת הדגמה וטופס פנייה

בטופס קביעת הדגמה או פנייה נאספים הפרטים שאתם בוחרים להשאיר — בדרך כלל שם, שם העסק, טלפון, דוא״ל, ותיאור חופשי של מה שאתם מחפשים.

הפרטים משמשים כדי לחזור אליכם, לתאם הדגמה, להבין את הצורך שלכם ולתעד את ההתקשרות המסחרית. איננו משתמשים בהם למטרה אחרת בלי לומר זאת מראש.

אין להזין בטופס פרטי מטופלים, ממצאי בדיקה, מסמכים רפואיים או פרטי אמצעי תשלום. פרטי תשלום אינם נאספים באתר בכלל.

אם תבקשו שלא לקבל פנייה שיווקית נוספת, נסמן זאת ונפסיק. הודעה תפעולית בעניין בקשה שאתם עצמכם הגשתם עשויה עדיין להישלח.

מדידה ועוגיות

עוגיות הכרחיות משמשות לתפקוד האתר ולזכירת העדפות בסיסיות, כמו שפת התצוגה שבחרתם. בלעדיהן חלק מהאתר לא יעבוד כמצופה.

מדידת שימוש, ככל שתופעל, מיועדת להבין אילו דפים מועילים ואיפה גולשים נתקעים — ברמת מאפיינים כלליים, ולא כדי לזהות אדם מסוים. אם יופעלו כלים כאלה, תוצג הודעה שמאפשרת לבחור, והבחירה תישמר.

אפשר לחסום או למחוק עוגיות דרך הגדרות הדפדפן. חסימה של עוגיות הכרחיות עלולה לפגוע בתפקוד האתר.

ניסוח מדויק של מנגנון ההסכמה, ורשימת העוגיות בפועל, טעונים השלמה בבדיקה המשפטית ובבדיקה טכנית של האתר לפני פרסום.

מידע בתוך המערכת

בתוך המערכת מנהל העסק הלקוח מידע על לקוחותיו: פרטי קשר והיסטוריית התקשרות, תורים, תיעוד בדיקות ומרשמים וקבצים מצורפים, הזמנות, תשלומים ומסמכים כספיים, וכן מידע תפעולי כמו מוצרים, משימות ומעקב. חלק מהמידע הזה רגיש מטבעו.

המידע מוזן על ידי העסק ועובדיו ונשאר שלו. אנחנו מעבדים אותו כדי לספק את השירות, לתמוך בו, לגבות אותו ולשמור על יציבותו ואבטחתו — ולא למטרות שלנו.

הגישה למידע במערכת נקבעת לפי התפקיד שהעסק מגדיר לכל עובד. אנשי מקצוע מטעמנו ניגשים למידע רק כשהדבר נדרש לטיפול בפנייה, לתחזוקה או לאבטחה, ובהיקף המצומצם הנדרש לאותה מטרה.

המערכת מסייעת בתיעוד ובניהול תהליכי בדיקה ומרשם. ההחלטה המקצועית והקלינית נשארת באחריות האופטומטריסט.

מה באחריות העסק ומה באחריותנו

העסק הלקוח הוא הגורם שקובע איזה מידע ייאסף על לקוחותיו, לאיזו מטרה, למי הוא יימסר ומתי יימחק. לכן באחריותו לקבל מלקוחותיו את ההסכמות הנדרשות, להגדיר נכון את ההרשאות של עובדיו, לשמור על סודיות רפואית במקום שהיא חלה, ולוודא שהשימוש שהוא עושה במערכת תואם את החובות שחלות עליו.

באחריותנו כספק: להעמיד את השירות, לעבד את המידע בהתאם להסכם ההתקשרות ולהוראות העסק, לנקוט אמצעי הגנה סבירים, לסייע לעסק בטיפול בבקשות של לקוחותיו במסגרת יכולות המערכת, ולעדכן את העסק על אירוע אבטחה שנוגע למידע שלו.

איננו עושים שימוש עצמאי במידע של לקוחות העסק לצורכי שיווק, איננו מוכרים אותו, ואיננו מעבירים אותו לעסק אחר.

לקוח קצה שמעוניין לדעת איזה מידע נשמר עליו, או לבקש תיקון או מחיקה, יפנה לעסק שאצלו הוא מטופל. העסק הוא הגורם שמנהל את הקשר ואת המידע, ואנחנו נסייע לו לטפל בבקשה.

ספקים שמעבדים מידע עבורנו

להפעלת השירות אנחנו נעזרים בספקים שמעמידים לנו תשתית ואחסון, ניטור ובקרת תקינות, כלי תמיכה ושליחת הודעות. ספק כזה מקבל גישה רק להיקף הדרוש לאספקת השירות, מחויב לסודיות, ואינו רשאי לעשות במידע שימוש עצמאי.

שירותים שפועלים בשם העסק — כמו שליחת הודעות ללקוחות, חיבור למערכת קופה, או ייבוא נתונים ממכשיר בדיקה — מופעלים רק אם העסק ביקש להפעיל אותם. במקרה כזה מועברים לאותו ספק הפרטים הדרושים לביצוע הפעולה, ולא יותר.

רשימת הספקים המעודכנת, לרבות תפקידם ומקום פעילותם, נמסרת ללקוח עסקי לפי בקשה במסגרת ההתקשרות. איננו מפרסמים אותה בעמוד פומבי.

אחסון ואירוח

המידע נשמר בסביבת שרתים מנוהלת, עם גיבויים תקופתיים. כל עסק רואה את הנתונים שלו בלבד, ואין מעבר של מידע בין עסקים.

קבצים שהועלו — למשל מסמכים או צילומים שצורפו לתיק לקוח — נשמרים בהרשאה מוגבלת ואינם פתוחים לגישה פומבית. קישור למסמך שנשלח ללקוח קצה מוגבל למסמך המסוים בלבד.

המדינה או האזור שבהם מתבצעים האחסון והעיבוד יצוינו בעמוד זה בנוסח המאושר. כל עוד הערך חסר, לא ננקוב בו.

גיבויים נשמרים לתקופה מוגדרת ומיועדים לשחזור בלבד. מחיקת מידע מהמערכת אינה מוחקת מיד גיבוי שנוצר לפניה, והוא נמחק במסגרת מחזור הגיבויים.

אבטחת מידע

התעבורה בין הדפדפן לשירות מוצפנת. הגישה מחייבת הזדהות, וההרשאות נקבעות לפי תפקיד המשתמש בעסק, כך שעובד רואה את מה שנדרש לתפקידו.

אנחנו מתחזקים עדכוני אבטחה שוטפים, מגבילים גישה פנימית לפי צורך, מתעדים פעולות משמעותיות במערכת, ובודקים תקינות ושחזור של גיבויים.

העסק אחראי לחלק שנמצא אצלו: סודיות פרטי הכניסה, ביטול גישה לעובד שסיים תפקיד, שימוש במכשירים מעודכנים, וזהירות מפני פנייה מתחזה שמבקשת פרטי כניסה.

אף אמצעי הגנה אינו מקנה ביטחון מוחלט, ואיננו טוענים לכך. איננו מציגים כאן תקן, הסמכה או אישור אבטחה, ולא נציג כאלה ללא מסמך שמוכיח אותם.

כמה זמן נשמר המידע

פרטי פנייה שיווקית נשמרים לפרק זמן סביר לצורך המשך הקשר ולתיעוד ההתקשרות, ולאחריו נמחקים או נשמרים בצורה שאינה מזהה אדם.

מידע בתוך המערכת נשמר כל עוד ההתקשרות עם העסק בתוקף, ובהתאם לחובות שמירת מסמכים ורשומות שחלות על העסק עצמו — למשל מסמכים כספיים ותיעוד מקצועי. העסק הוא שקובע כאן, לא אנחנו.

בסיום ההתקשרות מוסדר תהליך של הוצאת המידע ומחיקתו, בהתאם להסכם.

תקופות שמירה מדויקות ייקבעו בבדיקה המשפטית ובהתייעצות עם רואה חשבון, וייכתבו כאן במספרים רק לאחר מכן. איננו נוקבים כאן בתקופה שלא אושרה.

זכויות לגבי המידע

אדם שנשמר עליו מידע יכול לבקש לעיין בו, לבקש תיקון של פרט לא מדויק, לבקש הסרה של מידע שאין חובה או צורך לגיטימי לשמור, ולבקש להפסיק פנייה שיווקית.

אם המידע נשמר בתוך המערכת של עסק — למשל בתיק לקוח בחנות אופטיקה — הבקשה מטופלת על ידי אותו עסק, שהוא הגורם שמנהל את המידע. אם תפנו אלינו, נעביר את הבקשה לעסק ונסייע לו לטפל בה במסגרת יכולות המערכת.

בקשה יכולה להיות מוגבלת כשקיימת חובה לשמור מידע מסוים, למשל תיעוד מקצועי או מסמך כספי, או כשמדובר במידע שנוגע גם לאדם אחר.

ההיקף המדויק של הזכויות, לוחות הזמנים למענה ואופן אימות הזהות של מבקש הבקשה טעונים השלמה בבדיקה המשפטית. מסמך זה אינו מפרט הוראות דין ואינו מתיימר לכך.

עיבוד מחוץ לישראל

חלק מהשירותים התומכים שאנחנו נעזרים בהם עשויים לפעול, להיות מאוחסנים או להיתמך מחוץ לישראל. במקרה כזה ייתכן שמידע יעובד או ייגש אליו מרחוק ממדינה אחרת.

העברה כזו נעשית לצורך אספקת השירות בלבד, מוגבלת להיקף הנדרש, ומחויבת בהתחייבות של הספק לסודיות ולאמצעי הגנה.

המדינות או האזורים הרלוונטיים, וההסדר המשפטי שמאפשר את ההעברה, ייכתבו בעמוד זה לאחר הבדיקה המשפטית. עד אז אין במסמך הצהרה על מסגרת העברה מסוימת.

פנייה בנושא פרטיות

פנייה בנושא פרטיות — לרבות בקשה לעיין במידע, לתקנו, להסירו או להפסיק פנייה שיווקית — מטופלת על ידי איש הקשר לפרטיות שלנו, שפרטיו מוצגים בעמוד זה.

כדי שנוכל לטפל, נשמח לקבל תיאור קצר של הבקשה ושל ההקשר: האם היא נוגעת לפנייה שהשארתם באתר, או למידע שנשמר עליכם אצל עסק שאתם לקוחותיו.

נשיב בתוך זמן סביר. אם הבקשה נוגעת למידע שמנוהל אצל עסק לקוח, נעביר אותה לאותו עסק ונעדכן אתכם שהעברנו.

עדכונים למסמך

אם נעדכן את המסמך, נעדכן את תאריך העדכון שמופיע בראשו, כך שתמיד ניתן לראות מאיזה מועד הנוסח.

שינוי מהותי — למשל שינוי במטרות השימוש במידע או בסוגי המידע שנאסף — יוצג בהודעה בולטת באתר, ולקוחות עסקיים יקבלו על כך הודעה ישירה בערוץ שבו אנחנו בקשר איתם.

המשך שימוש באתר או בשירות לאחר עדכון מהווה הסכמה לנוסח המעודכן, במידה שהדין מאפשר זאת. במקום שנדרשת הסכמה מחדש, נבקש אותה.